La sauvegarde des données apparait aujourd’hui comme une action incontournable pour toutes les entreprises qui souhaitent conserver en toute sécurité leurs données numériques. La perte de données peut en effet avoir des conséquences désastreuses et variées. Elle peut affecter l’image de la société jusqu’à causer des pertes financières.
Il existe deux types de sinistres pouvant engendrer des pertes de données : les sinistres mineurs et les sinistres majeurs. Parmi les sinistres mineurs, on peut citer les pannes de disques durs, les erreurs humaines, défaillance matérielle, ou encore les attaques virales qui ne touchent qu’un ou plusieurs fichiers. Les sinistres majeurs, quant à eux, affectent l’ensemble des infrastructures informatiques de l’entreprise, comme le cas des catastrophes naturelles (incendie, inondation…).
Pour se protéger de ces risques, il est indispensable pour une entreprise de disposer d’une solution de sauvegarde. Cela lui permet de restaurer simplement et rapidement ses données perdues. Mais comment sauvegarder vos données ? Trois solutions s’offrent à vous : la sauvegarde locale, la sauvegarde en ligne (dans le Cloud) et la sauvegarde hybride (à la fois locale et externalisée).
Découvrez ci-dessous les raisons pour lesquelles la sauvegarde en ligne est la meilleure méthode recommandée pour les organisations.
Tout ce qu’il faut savoir sur la sauvegarde en ligne
En fonction des besoins de l’entreprise, deux solutions de sauvegarde des données informatiques existent.
La sauvegarde en local est la plus facile et la plus accessible. Elle consiste à copier vos données d’entreprise sur un support de sauvegarde physique externe et permet de les conserver près de vous. Les opérations peuvent se faire manuellement ou bien en planifiant des sauvegardes automatiques via un logiciel dédié. Les principaux supports physiques disponibles pour stocker vos données sont : les clés USB, la carte SD, les disques durs externes. Il est aussi possible d’opter pour une sauvegarde réseau, aussi appelée NAS (Network Attached Storage). Cette technique plus sécurisée est utilisée par la plupart des entreprises. Le NAS est un boîtier composé de disques durs dans lesquels sont stockées toutes les données de la société grâce aux postes de travail connectés entre eux.
Si la sauvegarde locale est simple à mettre en œuvre, elle ne protège vos données que des sinistres mineurs. Les sinistres majeurs peuvent toujours atteindre vos données et les endommager. C’est pourquoi les entreprises choisissent actuellement l’externalisation de leur sauvegarde vers un serveur distant hébergé par un fournisseur de services tiers. Là-bas, leurs données sont protégées de tous les incidents matériels tout en étant maintenues confidentielles et sécurisées. Cette technique de sauvegarde est appelée sauvegarde en ligne ou sauvegarde cloud.
Il est fort possible que vous utilisiez déjà des services de sauvegarde de données en ligne. Les outils comme Google Drive, Microsoft OneDrive ou iCloud sont des solutions de sauvegarde cloud. Ils permettent de stocker tous types de fichiers personnels (documents de travail, photos et vidéos), mais également un système informatique en entier (système d’exploitation, données logicielles…). Ces dernières années, la sauvegarde cloud a connu un gain de popularité auprès des particuliers, PME et des grandes entreprises. Les datacenters dans lesquels sont sauvegardées vos données sont très sécurisés. Comparée aux sauvegardes physiques, la sauvegarde en ligne offre par ailleurs plusieurs bénéfices. La gestion de l’architecture distante est totalement assurée par le fournisseur. Les données sauvegardées sont consultables depuis différents appareils équipés d’une connexion Internet : ordinateur de bureau ou portable, smartphone, tablette et autres objets connectés.
Chaque service de sauvegarde en ligne est différent. Néanmoins, il est souvent possible d’adapter la capacité de stockage et la puissance de calcul aux besoins réels de votre entreprise. L’abonnement à une offre cloud payante se fait mensuellement ou annuellement. Quant au coût de la sauvegarde cloud, il varie en fonction de nombreux facteurs, comme le volume de données stockées, l’utilisation de la bande-passante ou le nombre d’utilisateurs.
Les avantages de la sauvegarde en ligne pour ses données d’entreprise
Pourquoi sauvegarder vos données d’entreprise en ligne ? Les raisons sont multiples. Elle présente des économies substantielles pour la société et une plus grande simplicité d’utilisation pour ses utilisateurs. Voici en général les avantages procurés par la sauvegarde cloud.
- Réduction des investissements de départ
Autrefois, les entreprises favorisaient le fait de disposer de leur propre infrastructure pour héberger leurs services et sauvegarder leurs données. Cela implique l’acquisition de matériels coûteux, l’installation et la maintenance des serveurs les obligeant à engager leurs techniciens informatiques internes ou sous-traités.
Utiliser le cloud pour une sauvegarde en ligne de vos données vous permet de vous libérer de ces contraintes. L’infrastructure et les logiciels de sauvegarde sont déjà installés et sont prêts à être utilisés. Le serveur de sauvegarde est situé hors site dans un centre de données sécurisé. Toutes les tâches en rapport avec son maintien en état opérationnel sont totalement managées par votre fournisseur. Il se charge des mises à jour régulières des logiciels, de la maintenance, de l’achat de nouveaux disques durs ainsi que des coûts de fonctionnement. Non seulement vous économisez de l’argent, vous gagnez également du temps précieux pour concentrer vos efforts sur des missions plus importantes pour votre business. En plus, vous êtes sûrs d’utiliser la dernière version de logiciel de sauvegarde, avec toutes les mises à jour récentes.
- Accès en permanence aux données stockées
Avec la sauvegarde en ligne, vous avez la possibilité de travailler où que vous soyez, du moment que vous disposez d’un accès à Internet. Cet avantage correspond parfaitement aux situations actuelles où beaucoup de gens se déplacent souvent à cause de leur travail, travaillent à domicile ou ont des longs trajets jusqu’à l’arrivée au bureau. Grâce au cloud, vos collaborateurs restent productifs même hors du bureau. En effet, ils peuvent accéder aux outils informatiques et aux données nécessaires à tout moment et depuis n’importe quel terminal relié à Internet (PC portable, tablette ou smartphone). Certains services de sauvegarde externalisée offrent un historique des versions de chaque fichier, permettant à vos employés de revenir facilement aux anciens fichiers dont ils peuvent avoir besoin.
- Favorisation du travail collaboratif
Que vous soyez une PME ou une grande organisation, la sauvegarde en ligne est une excellente solution pour partager aisément des fichiers avec vos employés, vos clients ou vos partenaires. Vous avez ainsi le droit de travailler avec des personnes situées dans une autre ville, un autre bureau, un autre pays ou même un autre continent. Toutes sortes de formats peuvent être envoyés à vos collaborateurs, même s’ils ne disposent pas d’un compte utilisateur : dossier, texte, tableur, photos, vidéos… La taille des fichiers stockés et transférés n’a plus de limite.
Le même document peut être ouvert sur différents postes de travail et édité par plusieurs personnes avec une synchronisation en temps réel. En tant qu’administrateur, vous êtes notifié à chaque fois qu’un utilisateur apporte une modification sur un fichier ou en ajoute un nouveau. Vous pouvez également définir les droits d’accès pour chacun des dossiers sauvegardés en ligne, les protéger via un mot de passe ou encore restreindre l’option de partage (lecture uniquement ou téléchargement). Le contrôle des données partagées est aussi optimal grâce à une traçabilité totale. Le suivi détaillé vous donne les informations sur les personnes ayant téléchargé les documents, la date et l’endroit du téléchargement.
- Amélioration de la productivité en interne
La sauvegarde en ligne est plus facile à utiliser pour tous les utilisateurs. Elle ne nécessite pas de connaissance technique particulière pour savoir sauvegarder vos documents dans le cloud. Il suffit de suivre un tutoriel dédié pour maitriser les bases de la sauvegarde en ligne. La prise en main des paramètres avancés se fera avec le temps. Par ailleurs, vos employés n’ont pas besoin de lancer manuellement les opérations de sauvegarde qui peuvent se faire automatiquement. Le logiciel de sauvegarde cloud s’exécute en effet suivant un planning déterminé à l’avance par l’utilisateur. Ainsi, si vous avez programmé des sauvegardes journalières, par exemple, l’application collecte les données, les compresse, les chiffre et les transfère vers les serveurs de votre fournisseur de services toutes les 24 heures. Vous êtes libre de définir la fréquence à laquelle vous souhaitez que vos sauvegardes se lancent automatiquement. Cela peut être une sauvegarde quotidienne, une sauvegarde hebdomadaire ou une sauvegarde mensuelle.
- Protection accrue contre les cyberattaques
Les cyberattaques touchent désormais les entreprises de toute taille, qu’elles soient PME ou grands comptes. Or, les conséquences des piratages informatiques sur les organisations sont souvent désastreuses, qui peuvent arriver jusqu’à leur faillite. La protection de données devient donc un enjeu important pour tous les professionnels. L’utilisation du cloud pour vos backups est un moyen efficace pour prévenir les risques de cyberattaques pouvant nuire à votre entreprise. Vos données à sauvegarder sont cryptées avant d’être transmises vers le serveur cloud et restent chiffrées tout au long de leur stockage. Vous êtes le seul à détenir la clé de déchiffrement. Personne d’autre ne peut ainsi les intercepter et les lire. Disposer d’une sauvegarde hors site vous protège également d’un éventuel sinistre ou catastrophe naturelle qui touche vos locaux, comme un incendie, une inondation, une tempête ou un séisme. L’externalisation de vos sauvegardes fait d’ailleurs partie des recommandations des experts informatiques via la stratégie de sauvegarde 3-2-1. Cette dernière consiste à avoir 3 copies de vos données sur 2 supports de sauvegarde différents, dont 1 conservé hors site (dans le cloud).
- Reprise d’activité rapide après un sinistre
Un plan de reprise d’activité après sinistre est composé d’une stratégie, d’outils informatiques et de procédures. Il doit permettre le rétablissement ou la continuité de l’usage des systèmes informatiques suite à un désastre naturel ou d’origine humaine. Toute entreprise, qu’elle soit petite ou grande, doit mettre en place un plan de reprise après un sinistre robuste et efficace. La sauvegarde en ligne est une solution permettant aux organisations de disposer d’un tel plan. Le cloud est en effet conçu sur ce même principe en permettant à ses utilisateurs de sauvegarder et restaurer rapidement leurs données perdues en cas de panne ou de désastre. Le temps de récupération de données varie en fonction du nombre et du volume des fichiers à restaurer, mais également de votre prestataire. Il peut aller de quelques heures à plusieurs jours.
- Des coûts très intéressants
Avec un service de sauvegarde de vos données en ligne, vous ne payez que pour les ressources que vous consommez réellement. Cela vous évite de dépenser trop d’argent sur des espaces de stockage que vous n’utiliserez jamais. Un autre point fort de la sauvegarde externe est aussi sa souplesse opérationnelle. Vous pouvez adapter les ressources informatiques dans le cloud avec vos besoins en espace de stockage en fonction de l’augmentation ou de la diminution de vos activités commerciales.
Pour réduire votre coût de sauvegarde de données cloud, il est possible de limiter la capacité de stockage utilisée. Pour cela, vous n’avez qu’à effectuer des sauvegardes différentielles ou incrémentielles une fois la sauvegarde complète initiale réalisée.
Comment choisir votre solution de sauvegarde en ligne ?
Sur le marché de la sauvegarde en ligne, le nombre de prestataires de service cloud augmente de plus en plus. Il est alors devenu plus compliqué de faire le choix d’un fournisseur. Pour vous aider dans votre choix, voici généralement les fonctions de base attendues pour une sauvegarde en ligne :
- Le choix des données à sauvegarder ;
- Le cryptage de données ;
- L’automatisation du processus de sauvegarde dans le cloud ;
- Le choix de la fréquence à laquelle doivent se réaliser les sauvegardes ;
- Le versioning des fichiers ou la possibilité de sauvegarder plusieurs versions des données ;
- La sauvegarde des fichiers ouverts sur un ou des postes de travail ;
- La récupération des données, aussi bien de la version actuelle que des précédentes sauvegardes.
Outre ces fonctions basiques, d’autres critères essentiels doivent être pris en considération, notamment la capacité de stockage et son prix. La capacité se mesure en gigaoctet (Go) ou téraoctet (To). Plus vous vous abonnez pour un forfait plus important, plus le tarif par Go ou To diminue généralement. Pensez également à vérifier que l’agent de sauvegarde dispose d’une assistance client 24h/24 et 7 jours/7. Cela vous permettra de restaurer les données dans les plus brefs délais en cas de perte. La reprise après sinistre se fera ainsi le plus vite possible.
Conclusion
La sauvegarde en ligne de vos données présente ainsi un grand nombre d’avantages pour votre entreprise comme nous venons de les voir. Elle vous apporte la tranquillité d’esprit grâce à sa fonctionnalité de restauration des données qui facilite la reprise d’activité en cas de sinistre. Vous profitez aussi d’une sécurité des données optimale face aux risques de plus en plus fréquents de cyberattaques. Cela permet de conserver votre crédibilité et de renforcer votre réputation auprès de vos clients, qui ont la garantie que leurs données personnelles restent confidentielles et ne tomberont pas entre de mauvaises mains.
La sauvegarde cloud est aussi un moyen efficace pour faciliter l’accès aux données à vos employés et pour favoriser le travail collaboratif au sein de votre entreprise. La dernière raison pour l’adopter est son coût. Avec la sauvegarde externalisée, vous ne payez que les ressources que vous utilisez. Cela représente des économies considérables par rapport aux supports de sauvegarde physique (disque dur externe ou clé USB). Cependant, pour mettre en place une stratégie de sauvegarde en ligne efficace des données de votre entreprise, vous devez faire appel à un prestataire spécialisé.