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Depuis quelques années, le développement du télétravail a conduit les entreprises à revoir leurs méthodes d’organisation en profondeur. En effet, le fait que les salariés n’exercent pas au sein des locaux rend nécessaire la mise en place d’outils favorisant le partage des informations. Les systèmes de messageries instantanées ou de conférences vidéo (Slack, Zoom, Microsoft Teams…) facilitent la communication entre les équipes. D’autres services en ligne permettent quant à eux de synchroniser et de partager des données. Encore plébiscités aujourd’hui dans de nombreuses sociétés, la traditionnelle clé USB ou le disque dur sont peu à peu délaissés au profit de solutions de sauvegarde en ligne ou de stockage sur les serveurs externes de fournisseurs cloud. Comment fonctionnent ces services et comment partager un espace de stockage en ligne avec ses collègues ?
Contrairement à une conservation locale sur disques durs, clés USB ou encore NAS au sein de l’entreprise, le stockage en ligne consiste à envoyer ses données vers les datacenters d’un prestataire externe. Celui-ci met à disposition des utilisateurs un espace accessible à distance, et facture généralement en fonction du volume de données stockées.
Ce mode de stockage répond à un objectif de partage et d’accessibilité des informations. La synchronisation entre plusieurs appareils et collaborateurs est facilitée. Plusieurs personnes peuvent ainsi travailler sur un fichier ou un dossier, et ce depuis n’importe quel dispositif connecté à internet : ordinateur de bureau, PC portable, tablette, téléphone mobile…
De nombreuses sociétés utilisent un système de stockage distant comme solution de sauvegarde. Cette stratégie peut effectivement suffire lorsque le volume de données n’est pas très important. Mais elle pourrait rapidement montrer ses limites à mesure que le nombre de collaborateurs ou la quantité d’informations à stocker augmente.
En effet, une application ou logiciel de sauvegarde offre un nombre de fonctionnalités bien plus important. Automatisation des backups, déduplication des données et sauvegardes incrémentielles ou différentielles pour limiter le volume utilisé, versionning de fichiers pour retrouver une version antérieure, restauration sur un site distant en cas de besoin, sauvegarde d’une installation complète (système d’exploitation, logiciels, fichiers…)
Certains fournisseurs proposent des offres gratuites de sauvegarde de données professionnelles en ligne. Mais l’espace disque des serveurs de stockage est souvent limité et ne conviendra qu’aux petites structures. Pour accéder aux fonctionnalités avancées et à un espace plus important, il sera généralement nécessaire d’opter pour une offre payante.
L’utilisation d’un espace pour stocker ses fichiers en ligne nécessite habituellement l’installation d’une application sur son poste de travail. L’outil prend la plupart du temps la forme d’un dossier, dans lequel seront placés l’ensemble des éléments que l’on souhaite partager et synchroniser.
Il suffit ensuite de télécharger le logiciel sur les autres appareils depuis lesquels on souhaite accéder aux données : smartphone, ordinateur portable… Certaines solutions communément appelées « Drive » permettent également un accès depuis un navigateur web classique. Pensez à vérifier préalablement la compatibilité de la solution entre vos différents systèmes d’exploitation (Windows, Mac, Linux…)
Les fichiers et documents contenus dans le dossier partagé seront ainsi accessibles à toute personne autorisée connectée à internet. Et ce n’importe où dans le monde et à tout moment. Il est possible de ne partager que certains éléments avec d’autres utilisateurs, et d’en garder d’autres uniquement pour soi.
Lorsqu’un fichier est modifié, les changements sont répercutés auprès des autres utilisateurs et l’élément est mis à jour. La collaboration sur un dossier est ainsi facilitée, mais attention aux modifications ou à la suppression involontaires ! Les solutions Drive n’offrent pas toutes des fonctionnalités d’historique des fichiers, et le versionning est généralement réservé aux solutions de sauvegarde en ligne (conservation des différentes versions d’un document sur une durée définie).
De nombreux prestataires occupent le marché du stockage de données en ligne, et faire son choix n’est pas toujours simple pour une entreprise. Outre la taille de l’espace alloué et les tarifs proposés, la vitesse de transfert (qui dépendra fortement de votre connexion internet) ou encore l’ergonomie de l’application ou de l’outil mis à disposition, il est important de se renseigner sur les mesures en place pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos informations. Parmi les principaux acteurs proposant leurs services sur le cloud :
Édité par la célèbre firme californienne, Google One est accessible via une interface web ou une application à installer sur les périphériques de son choix. Proposé depuis 2018, le service offre gratuitement 15 gigas d’espace en ligne. Au-delà, plusieurs abonnements sont proposés (de 100 Go à 2 To).
La société de Mountain View propose également son offre Google Workspace (anciennement G Suite) à destination des professionnels, avec de nombreux outils de productivité et de collaboration : solution d’e-mailing, messagerie d’équipe, téléconférence, agendas, traitement de texte, feuilles de calcul, création de présentations…
Installé nativement sur tous les périphériques de la marque à la pomme, le service offre un espace de 5 Go gratuit et permet à chacun de synchroniser ses photos, vidéos et documents. Vous les retrouverez depuis l’app Fichiers sous iOS et iPadOS, le Finder de votre Mac, l’Explorateur de fichiers sur les PC Windows, ou encore depuis le site web de la marque.
Pour profiter de fonctionnalités de partage et faciliter le travail d’équipe, iCloud Drive sera plus adapté. Il permet d’envoyer un lien privé aux membres de l’équipe pour qu’ils aient un accès instantané aux éléments que vous avez partagés. Tout le monde peut participer et la solution fonctionne sur iPhone, iPad, Mac, PC Windows, et sur le Web.
Sorti initialement en 2008, Dropbox est un champion de la compatibilité entre les plateformes. Aujourd’hui disponible sur les systèmes d’exploitation Windows, Mac OS, Linux, Android, iOS, BlackBerry, Windows Phone, le service est également accessible via son interface web. L’offre est déclinée en deux versions : Family et Business.
Dropbox Business est la solution pour les professionnels qui souhaitent collaborer et échanger des fichiers facilement. Ce service de stockage de données en ligne conserve toute modification effectuée sur les dossiers et assure une fonction de synchronisation. Autre avantage de taille : l’intégration rapide d’outils collaboratifs tels que Slack et Trello.
Crée en 2007 par Microsoft, ce service est destiné à stocker ses données en ligne. La souscription à un abonnement Office 365 famille permet d’augmenter la limite initiale de 5Go gratuits par utilisateur, tout en offrant l’accès à tous les outils de la suite Office : Word, Powerpoint, Excel, Publisher… L’espace disponible monte alors à 6 To, soit 1 To par personne, et un maximum de 6 utilisateurs.
Cela en fait un service de stockage de données personnelles en ligne apprécié des particuliers, qui peuvent ainsi retrouver leurs dossiers préférés sur leur tablette, PC portable ou téléphone mobile. OneDrive décline également ses offres pour les professionnels et les entreprises. Adaptées aussi bien aux TPE et PME qu’aux plus gros groupes, elles incluent des services de partage et de messagerie, ainsi que les logiciels de la suite Office (pour les offres Microsoft 365 Business Standard).
Comme vous venez de le lire, de nombreux services permettent de partager un espace de stockage en ligne, en famille ou avec ses collègues de travail. Ces applications sont souvent proposées en version gratuite en-dessous d’un certain volume de données à stocker. Mais ce dernier peut rapidement s’avérer insuffisant, à mesure que le temps passe.
Le choix d’offres premium, proposées sous forme d’abonnements mensuels ou annuels, vous donnera accès à des fonctionnalités plus avancées et à de nombreux outils collaboratifs. Le partage de données sera ainsi facilité, vous permettant d’améliorer votre productivité et la communication au sein de votre équipe.
Attention toutefois à la confidentialité de vos informations ! Ces dernières sont généralement stockées dans des datacenters à l’étranger, avec des réglementations particulières et moins protectrices qu’en Europe. Mieux vaut donc opter pour un prestataire français ou européen lorsque c’est possible !