La quantité de données croissante devient difficile à gérer au sein des organisations. Sans surprise, le stockage en ligne pour entreprise les séduit de plus en plus. Les prestataires de cloud leur libèrent des contraintes liées à leur parc informatique. Elles gagnent alors de l’espace disque, de la puissance de calcul, en nombre d’utilisateurs… Toutes les fonctionnalités et les options pensées pour les professionnels représentent un gain de temps indéniable. Toutefois, il est pertinent de vérifier que les services proposés répondent bien aux besoins de sa structure. Explorons les éléments essentiels que les dirigeants doivent prendre en compte avant de s’engager.
Espace de stockage en ligne pour entreprise
Le stockage en ligne ne doit pas être confondu avec la sauvegarde de données. Il consiste à centraliser une masse d’informations amenées à être consultées. Alors que la sauvegarde vise avant tout à conserver les dossiers dans un état précis. Cela afin de solutionner une perte accidentelle des informations professionnelles.
Avant tout, connaître la taille de l’espace disque est primordial. Ensuite, le dirigeant décide de la pertinence à centraliser ou non ses données. L’espace d’hébergement suit ainsi l’un de ces modes de fonctionnement :
- L’espace global délivré est partagé entre tous les utilisateurs. Cependant, un administrateur peut toujours attribuer à chaque personne des autorisations d’accès aux documents.
- L’espace individuel correspond à un hébergement propre à chaque utilisateur. Il pourra encore partager ses informations avec d’autres personnes, mais reste propriétaire de ses documents.
Chiffrement des données professionnelles en ligne
Avec tous les dossiers sensibles qu’un établissement manipule, le stockage de données en ligne sécurisé devient primordial. Or, les hébergeurs de données les protègent par un chiffrement. Soit elles sont cryptées durant le transfert vers le serveur distant, soit à leur arrivée. De cette manière, un hacker ne pourra lire les informations que s’il réussit à trouver et à utiliser la clé servant à les déchiffrer.
En revanche, il est à noter que la clé numérique est par défaut conservée chez le prestataire de services cloud. Ce qui signifie que le personnel de l’opérateur pourrait y accéder. Pour cette raison, certains spécialistes proposent l’option de cryptage des données de bout en bout.
Ce chiffrement privé suit le principe suivant : la clé électronique est créée et conservée uniquement chez le client. De cette manière, les informations sont déjà chiffrées lorsqu’elles sont transférées sur la plateforme. Les employés de l’opérateur ne manipulent donc que des données illisibles sur leur ordinateur.
L’inconvénient réside par conséquent dans le fait que l’entreprise devient seule responsable de sa clé. En cas de perte, il lui est impossible de déchiffrer une nouvelle fois les données stockées.
Accès facile aux données dans le cloud
La disponibilité du système d’information et l’accès rapide aux données à tout moment constituent les besoins essentiels d’une structure. Les fournisseurs de service de stockage de données en ligne professionnel mettent alors tout en œuvre pour la satisfaire. Ils prônent ainsi la synchronisation des données et un fonctionnement sur de multiples environnements.
Cependant, tous les prestataires n’adoptent pas la même technologie de synchronisation. Par exemple, DropBox applique la synchronisation sélective, alors que oneDrive, la synchronisation différentielle. Le client décide de ce qui lui convient le mieux. Elle a ainsi le choix d’opter pour une mise à jour de certains documents ou uniquement des données modifiées.
De plus, tous les lecteurs cloud ne sont pas forcément compatibles avec n’importe quel système d’exploitation. Il est donc important de s’assurer que la solution de stockage de données en ligne propose une application opérationnelle avec tous les appareils de la structure. Windows, iOs, Android (basé sur le noyau Linux) correspondent aux plus courants à vérifier.
Partage de données sécurisé
Un fichier professionnel contient souvent des informations sensibles. Or, elles sont parfois amenées à être adressées à des personnes externes à l’organisation : clients, prestataires, etc. Certaines fonctionnalités de protection s’avèrent donc nécessaires au partage de données.
Voici quelques caractéristiques à considérer pour sécuriser les partages de documents professionnels :
- lien de téléchargement autorisant le destinataire à déposer des éléments sur l’espace de l’entreprise ;
- lien de partage protégé par un mot de passe ;
- lien de partage avec une date limite de validité ;
- statistique sur le nombre de documents partagés.
Gestion des utilisateurs de l’espace cloud professionnel
Le prestataire de services cloud doit permettre de gérer plusieurs utilisateurs. Ils regroupent les fondateurs, les associés, les employés, etc. A priori, toutes les personnes n’ont pas à disposer des mêmes droits d’accès à tous les documents. Un outil doit donc permettre la gestion de ces autorisations d’accès.
De plus, il est indispensable de pouvoir ajouter ou supprimer des comptes utilisateurs associés à l’hébergement cloud. En effet, la mobilité du personnel n’est pas une nouveauté. Le nombre d’utilisateurs, qui accède au disque hébergeur, doit donc pouvoir évoluer dans le temps.
Une interface de gestion de comptes utilisateur existe à cet effet. Elle est fournie par le fournisseur de services cloud. Cependant, elle n’est pas identique d’un prestataire à un autre. Certains proposent de former les utilisateurs en équipes, d’autres donnent directement des droits par utilisateur, etc.
Tarifs et périodes d’essai du stockage en ligne pour entreprise
Le tarif représente évidemment un point important avant de s’engager. Pour cette raison, les fournisseurs cloud autorisent une période d’essai gratuite de quelques semaines à un mois. Ci-dessous deux exemples d’offre de spécialistes du nuage :
- Chez DropBox, la période de test est de 30 jours, et le prix n’est pas négociable.
- Quant à OneDrive, la tarification reste fixe et l’essai gratuit correspond à un mois également.
En résumé, voici les éléments principaux qu’un dirigeant doit prendre en considération pour stocker efficacement ses informations :
- taille de l’espace de stockage ;
- sécurité des données : chiffrement et protection des liens de partage ;
- disponibilité des informations stockées ;
- accès aux données : vitesse, multi-utilisateur et multiplateforme ;
- gestion des utilisateurs ;
- tarif et durée d’essai gratuit.
Toutefois, seule, la solution de stockage en ligne ne suffit pas à un fonctionnement optimal de l’entreprise. En effet, une structure a parfois besoin de rétablir un fichier à un état donné. Or, cela n’est réalisable que si le fournisseur intègre un service de sauvegarde de données en ligne. Pour l’organisation, cette fonctionnalité s’apparente à un outil complémentaire au stockage. Dans ce cas, découvrez combien coûte une solution de sauvegarde en ligne qui inclut le versionnage de fichiers.
