Le stockage en ligne est aussi connu sous le nom de « Cloud computing » ou « stockage distant ». Il permet aux entreprises d’envoyer une copie de leurs données sur un serveur de stockage externalisé dans un objectif de sécurisation. Elles peuvent alors accéder à leurs fichiers stockés à tout moment, que ce soit via un navigateur Web ou une application mobile dédiée.
Le stockage Cloud constitue aujourd’hui une véritable tendance au sein des entreprises. Ce n’est pas étonnant vu le nombre d’avantages que cette solution de sauvegarde leur procure, comparé aux services de sauvegarde locale et traditionnelle. Plusieurs fournisseurs proposent une offre Cloud, avec une version gratuite ou payante.
Si vous aussi, vous envisagez de stocker vos données professionnelles dans le Cloud, vous avez le choix entre plusieurs fonctionnalités utiles et pratiques. Lisez notre article pour connaitre le meilleur choix adapté à vos besoins.
Stockage en ligne : Choisir les données à stocker
Toutes les données stockées en local dans vos postes de travail, c’est-à-dire dans le disque-dur de votre ordinateur, dans l’espace de stockage de votre tablette et de votre smartphone, nécessitent d’être sauvegardées. Les contacts, les photos, les documents de la Suite bureautique, les courriels… sont tous concernés afin de les protéger. Cependant, vous n’êtes pas obligés de tous les stocker en ligne.
Faites un inventaire de toutes vos données sur tous les appareils (ordinateurs, smartphones, disque dur externe…). Priorisez ensuite celles qui sont importantes à stocker dans le Cloud. Un logiciel Cloud est installé sur chaque poste et une appli sur chaque mobile avec un compte de stockage affecté. Ces outils sont compatibles aussi bien sur Androïd, iOS, qu’un Windows phone. Cela vous permet de définir et d’envoyer facilement les fichiers à stocker.
Stockage en ligne : Chiffrer les données
Avec toutes les données sensibles manipulées par l’entreprise, le stockage des fichiers en ligne se doit d’être hautement sécurisé. Raison pour laquelle, votre hébergeur propose le chiffrement pour la protection des données. Elles sont donc cryptées soit durant le transfert vers les serveurs de stockage, soit à leur arrivée.
Pour la première option dite cryptage côté client, vous créez et conservez la clé de chiffrement des données. Vos données sont par conséquent déjà chiffrées lorsqu’elles quittent vos appareils pour rester confidentielles. Ainsi, même votre fournisseur de service Cloud ne peut pas les déchiffrer et les lire.
Pour la deuxième option, qui est la configuration par défaut, la clé de cryptage est conservée chez votre fournisseur de stockage. Donc, le personnel de votre hébergeur peut accéder à vos données.
Stockage en ligne : Automatiser les processus
La prochaine décision importante à prendre pour stocker vos documents en ligne, c’est de savoir si le stockage en nuage doit se réaliser manuellement ou automatiquement. Pour le backup manuel, vous devez copier manuellement le nouveau fichier vers les datacenters hors sites sécurisés afin de mettre à jour vos données sur les appareils de chaque utilisateur. La sauvegarde Cloud automatique permet, quant à elle, une synchronisation instantanée de vos fichiers sur tous les appareils utilisés par chaque utilisateur après chaque modification. Cette automatisation passe par la définition des documents et des dossiers à synchroniser, de la date, de la fréquence et de l’emplacement.
Stockage en ligne : Planifier la fréquence des backups réguliers
L’étape suivante consiste à déterminer la fréquence de synchronisation de fichiers. Il se définit suivant la régularité des modifications apportées aux fichiers. Pour un document de travail utilisé au quotidien, il faut procéder à un stockage de sauvegarde après chaque modification. Par contre, pour les fichiers que vous ne consultez qu’une fois par mois ou par an, un stockage à la même période peut suffire. Généralement, les entreprises choisissent de planifier leurs opérations de stockage de données automatique tard le soir ou en week-end pour ne pas saturer la bande-passante.
Stockage en ligne : Restauration simple ou complète
La restauration de données a pour but de récupérer un ou plusieurs fichiers endommagés ou la totalité de vos bases de données. De nombreuses raisons peuvent en effet causer la perte de vos données, comme une erreur humaine, à un acte de malveillance, à une défaillance matérielle ou à un sinistre. Vous pouvez restaurer un fichier en particulier à partir de son tout dernier stockage dans le nuage. Lors d’une restauration complète, toutes vos données stockées sont restaurées. Cette action peut demander beaucoup de temps et un grand espace de stockage. Néanmoins, votre fournisseur de service de sauvegarde peut vous envoyer des périphériques de stockage pour les fichiers très volumineux.
Stockage en ligne : Le versionning
La fonctionnalité de versionning proposée dans les services de Cloud public ou Cloud privé vous donne la possibilité de stocker plusieurs versions d’un même fichier. Elle vous permet alors de garder un historique des modifications sur chaque document et de récupérer une ancienne variante afin de corriger une erreur par exemple. Le versionning est très important pour les entreprises qui utilisent un service de stockage en ligne pour des dossiers de travail régulièrement modifiés et évoluant dans le temps.
Stockage en ligne : Sauvegarder des fichiers ouverts
Les fichiers ouverts sont en cours d’utilisation sur votre système lorsque vous souhaitez stocker ces données. Généralement, ils sont bloqués par un programme, comme les fichiers de travail de Microsoft Office. Ainsi, aucun autre programme ne peut y accéder tant que vous travaillez dessus. Certaines applications de stockage en ligne peuvent toutefois procéder à un stockage du fichier même s’il est ouvert et en cours de modification. Cela peut représenter un gain de temps considérable.
Conclusion
Après avoir soulevé quelques hésitations, le stockage en ligne dans le Cloud est actuellement de plus en plus plébiscité par les entreprises. Il leur permet de stocker en toute sécurité l’ensemble de leurs données professionnelles et de pouvoir y accéder à tout moment depuis n’importe quel appareil. Il facilite le partage de fichiers entre les différents collaborateurs. Stocker du contenu dans le Cloud permet également d’économiser les espaces de stockage sur leurs disques durs d’ordinateur ainsi que sur leurs cartes mémoires de tablettes et de téléphones. Les fonctionnalités proposées par les solutions Cloud sont multiples. Espérons que notre article vous a aidé à faire les meilleurs choix !