Télétravail et PME : Comment Choisir son Espace de Stockage en Ligne Partagé ?

Avec le développement et la généralisation du télétravail, les entreprises se sont retrouvées face au défi de la gestion de leurs données. Considérant les risques croissants de cyberattaque (ransomware, phishing…), mais aussi de perte ou d’effacement accidentel, il apparaît plus que jamais nécessaire de veiller à la sécurité des informations. De nombreuses PME se sont tournées vers des services dématérialisés en ligne, parmi lesquels les plateformes de stockage de données. Ce type d’outil proposé par les fournisseurs cloud facilite le travail collaboratif et le transfert de fichiers, grâce à un espace en ligne partagé. Découvrons ensemble le fonctionnement de ces services, leurs avantages pour les travailleurs à distance et les critères à prendre en compte pour le choix de sa solution. 

Comment fonctionne un espace de stockage de données en ligne partagé ?

Adapté aux particuliers comme aux entreprises, ce service permet de conserver des fichiers dans un espace en ligne dédié. Les informations sont stockées sur des serveurs distants, gérés par le prestataire cloud. L’accès à cet espace s’effectue depuis un navigateur web ou une application sur son ordinateur.    

Il suffit ensuite de procéder au téléchargement de l’application de stockage en ligne sur d’autres appareils : tablette, téléphone mobile, PC portable… L’espace de stockage est ainsi accessible à tout moment aux autres utilisateurs possédant les droits d’accès, et depuis n’importe quel dispositif connecté à internet.

Les données partagées sont généralement stockées dans un dossier synchronisé. Lorsque l’on travaille sur un fichier en ligne, les modifications sont répercutées sur tous les terminaux ayant accès au dossier. L’outil permet ainsi une mise à jour en temps réel du contenu pour l’ensemble des utilisateurs.

Pour les entreprises manipulant un faible volume de données, le stockage cloud peut être envisagé dans une stratégie de sauvegarde en ligne de ses dossiers, à la manière d’un disque dur virtuel accessible à distance. Néanmoins, les solutions de sauvegarde cloud proposent bien souvent d’avantage de fonctionnalités.

Quelles sont les solutions proposées pour les télétravailleurs ?

Le marché des solutions cloud a connu une très forte progression ces dernières années. Avec le développement du travail à distance, les entreprises ont dû en effet revoir leur manière de travailler. Afin de gérer leurs données et de faciliter le travail des équipes, les sociétés ont fait appel à des solutions accessibles en ligne.

Les prestataires de solutions cloud proposent généralement des formules payantes avec un abonnement au mois ou à l’année. Les tarifs varient en fonction de plusieurs paramètres : volume de données à conserver, utilisation de la bande passante, volume de transferts quotidien, nombre d’utilisateurs, restauration…

Parmi les principaux acteurs du marché :

• Icloud : cette application lancée par Apple permet de sauvegarder toutes les données d’un appareil de la marque à la pomme (Iphone, Ipad, Mac…). Elle est proposée sous forme d’abonnement de 50 Go à 2 To.
• Google One : l’application de la firme de Mountain View permet de stocker jusqu’à 15Go de données gratuitement. Elle offre notamment à plusieurs personnes la possibilité de collaborer sur un ensemble de fichiers.
• Dropbox : très simple d’utilisation, la solution originaire de San Francisco permet de sauvegarder jusqu’à 2Go de données sans frais. Elle offre une compatibilité avec Windows, Mac OS X, Linux, Android, iOS, BlackBerry OS et Windows Phone.
• Microsoft Onedrive : anciennement Windows Live Folders, puis SkyDrive et enfin OneDrive, l’application de la firme de Redmond propose des abonnements mensuels jusqu’à 5 Go, ainsi que des offres payantes jusqu’à 1To.
• WeTransfer : bien qu’il ne s’agisse pas à proprement parler d’un service pour stocker ses données, WeTransfer facilite néanmoins le travail des collaborateurs en permettant le partage d’éléments volumineux gratuitement jusqu’à 2 Go.

Quels avantages pour les salariés à distance d’une PME ?

L’utilisation par les télétravailleurs de services de stockage de données en ligne présente un certain nombre d’avantages pour les petites et moyennes entreprises. Ces solutions remplacent généralement l’usage de supports physiques (clé USB, disque dur, carte mémoire…), faciles à perdre ou exposés à la casse ou l’usure. 

Parmi ces points forts :

• La simplicité d’utilisation : les applications cloud sont habituellement très faciles à prendre en main, grâce à une ergonomie agréable aussi bien sur mobile que sur PC.
• La disponibilité des données : l’accès aux contenus est possible quelle que soit la situation géographique et depuis n’importe quel appareil utilisé connecté à internet (téléphone, tablette, ordinateur …)
• La possibilité de synchroniser plusieurs terminaux : la synchronisation s’effectue sur l’ensemble des périphériques et entre les différents utilisateurs de la solution. Idéal pour le travail collaboratif entre collègues.
• La gestion et le partage de gros volumes de données : avec des forfaits parfois au-delà d’1To en fonction des offres. Attention cependant à la vitesse de transfert, qui dépendra forcément de la connexion internet.
• La mise en place de sauvegardes distantes : afin de permettre une restauration en cas de panne, de sinistre (incendie, inondation…), de suppression involontaire ou d’infection par un logiciel malveillant.
• L’économie matérielle et de main-d’œuvre : en sous-traitant la conservation de vos données à un prestataire externe, vous évitez l’achat d’équipements informatiques ainsi que la gestion quotidienne de l’infrastructure.

Quelles sont les limites et risques associés à ce type de solutions ?

Bien qu’elles présentent de nombreux points forts, les solutions en ligne possèdent certaines limites qu’il est important de considérer. La sécurité et la confidentialité des données doivent rester les priorités des sociétés et organisations. Il convient donc de se renseigner préalablement sur les modalités des offres proposées.

Au rang des inconvénients : 

• La dépendance à une connexion internet : à l’inverse d’une solution physique pour stocker vos données, vous devez obligatoirement être connecté à un réseau afin de pouvoir accéder à votre espace en ligne. La vitesse de transfert des données dépendra ainsi de la qualité de votre connexion.
• Le temps de récupération des données : en cas de restauration d’un gros volume d’informations, la procédure pourrait s’avérer relativement longue suivant le débit de connexion internet et la taille des fichiers à télécharger.
• L’augmentation de votre budget de service cloud : il est fréquent de payer plus que ce dont on a besoin, en surestimant ses besoins en volume nécessaire pour stocker ses informations. Celui-ci augmente en général avec le temps, et il est important de ne conserver que les données utiles pour son entreprise.
• Choix du prestataire : la disponibilité des données dépend de son sérieux et de sa qualité de service. Opter de préférence pour un fournisseur proposant d’héberger vos données en France. Il faudra aussi veiller à la compatibilité de l’application lors du téléchargement sur son système d’exploitation ou son terminal (iphone, Windows Phone…)
• Le respect de la confidentialité : les entreprises sont tenues de se conformer au RGPD, en mettant en place les mesures suffisantes pour protéger leurs données. Certaines plateformes se réservent toutefois le droit d’accéder aux informations stockées dans leurs datacenters.
• Le niveau de sécurité : Même si la plupart des fournisseurs cloud proposent un système de sécurisation afin de limiter les risques pour vos données, ces mesures ne sont parfois pas suffisantes et peuvent exposer un fichier à des personnes malintentionnées.

Accessible depuis les serveurs d’un prestataire externe, l’espace de stockage en ligne partagé offre ainsi comme toutes les solutions son lot d’avantages et d’inconvénients. La synchronisation de fichiers et de dossiers sur plusieurs appareils lors de modifications, la disponibilité qu’elle que soit le lieu où l’on se trouve, le partage d’éléments de taille importante ou encore la simplicité d’utilisation facilitent la collaboration en ligne des travailleurs à distance.

Le choix de la solution pourra se porter sur une offre grand public (iCloud, Google One, Microsoft One Drive, Dropbox…) ou vers un prestataire privé proposant idéalement un hébergement des données en France. Il faudra cependant souligner qu’aucune sécurité n’est garantie à 100% et que des actes de cybercriminalité sur des datacenters ont déjà été recensés. L’accès à l’adresse mail d’un client et son mot de passe sont également une porte d’entrée pour les hackeurs.

En dernier lieu, il conviendra de garder à l’esprit qu’un espace sur le cloud ne remplace pas une solution de sauvegarde en ligne. Cette dernière est souvent beaucoup plus complète et offre des fonctionnalités avancées : automatisation des backups, historique et versioning des fichiers, cryptage AES des données, réplication des sauvegardes sur plusieurs datacenters distants, restauration après sinistre sur une infrastructure virtuelle…