De nos jours, les entreprises sont confrontées à de nombreux défis : développement du télétravail, traitement de données plus volumineux, hausse des cyberattaques ciblant les PME comme les grands groupes… Pour y faire face, de plus en plus d’organisations font le choix de recourir au stockage de données en ligne. Cette solution de sauvegarde moderne et adaptable permet en effet de stocker et de gérer facilement leurs quantités colossales données tout en favorisant le travail collaboratif des équipes. Il constitue un excellent levier pour atteindre efficacement les objectifs métier, à condition bien sûr de bien sélectionner la meilleure offre cloud.
Ces dernières années, les sociétés abandonnent progressivement les supports de stockage physiques, tels que les disques durs, les clés USB ou encore les serveurs internes, pour utiliser le cloud. Mais à quoi sert réellement le stockage numérique en ligne pour une entreprise ? Et quels avantages apporte-t-il ?
Qu’est-ce que le stockage en ligne ?
Comme son nom l’indique, le stockage en ligne se définit par la conservation des données sur des serveurs de stockage distants. En clair, vos fichiers et bases de données ne sont plus seulement enregistrés sur la sauvegarde locale, mais ils sont également envoyés sur un espace de stockage cloud accessible via une connexion Internet. L’objectif est surtout de simplifier le travail collaboratif et le partage entre tous les personnels de l’entreprise. Les fichiers sont donc synchronisés entre les différents utilisateurs.
Avec le cloud computing, toutes les données stockées sur le cloud sont consultables depuis n’importe quel terminal (smartphone, tablette, ordinateur) par le biais d’un navigateur Web ou d’une appli dédiée. Elles restent à portée de main à tout moment et où vous vous trouvez.
Durant ces dernières années, de nombreux hébergeurs cloud sont apparus sur le marché. Cela a rendu le service de stockage en ligne accessible aussi bien pour les entreprises que pour les particuliers. Le plus difficile est de choisir la solution cloud adaptée à ses besoins. Chaque fournisseur propose des fonctionnalités et des tarifs calculés en fonction de la taille de l’espace de stockage qu’occupent vos données, avec des abonnements mensuels ou annuels. Cependant, certains prestataires proposent une offre gratuite, mais celle-ci a une limite de stockage à quelques gigaoctets. Elle est sans doute adaptée pour les petites entreprises qui ne manipulent qu’une faible quantité de données. Dès que le volume augmente, il est impératif de se tourner vers une solution payante.
À quoi sert le stockage en ligne pour une entreprise ?
Les transferts de fichiers et documents vers un centre de données (ou datacenter) distant géré par un prestataire offrent trois fonctionnalités pour une entreprise : le stockage, le partage et la sécurisation des données.
- Le stockage de données
Les solutions de stockage en ligne permettent à une entreprise de centraliser tous types de données au sein d’un espace en ligne sécurisé, disponible sur les serveurs du fournisseur. La capacité de stockage mise à votre disposition est assez élevée afin de traiter le flux très important de données collectées et utilisées pour votre activité. Vous pouvez vous en servir pour stocker des photos, des documents PDF ou de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint…), des messages électroniques, des applications ou des vidéos. Les données stockées sont accessibles partout et à tout temps dès l’instant où vous disposez d’une bonne connexion Internet.
La consultation des photos stockées peut se réaliser via un smartphone, un ordinateur portable ou de bureau, une tablette ou certains objets connectés, grâce à un navigateur Web ou une application mobile installée sur l’appareil. En fonction des besoins et des capacités financières de votre entreprise, vous pouvez opter pour le stockage en ligne comme le mode principal d’archivage de données ou comme une solution complémentaire à une architecture matérielle.
- Le partage de données
Quelle que soit la taille de l’entreprise, le stockage cloud est une excellente solution pour simplifier le transfert des données aussi bien en interne que vers l’extérieur. Elle vous permet le partage de fichiers avec vos collaborateurs, vos clients, vos partenaires et vos fournisseurs par messagerie électronique ou en employant un lien sécurisé. Seuls les utilisateurs autorisés peuvent modifier les documents sur suite bureautique (Microsoft Office, Apple iWork, Google Docs…). Lors d’un projet collaboratif, le stockage en nuage permet aux équipes de travailler ensemble sur des documents de manière progressive pour gagner du temps et les finir dans le délai prévu.
- La sécurisation des données
Le stockage distant permet à une entreprise de se protéger des risques de sinistre,de vol, de piratage ou de perte de ses données. En choisissant pour une offre de stockage sérieuse, la gestion des accès aux fichiers est possible. Vous pouvez spécifier les utilisateurs qui peuvent consulter chaque catégorie de données, en fonction de leur niveau de sensibilité. Vous pouvez également paramétrer pour chaque document les modifications autorisées au niveau de chaque utilisateur.
Plusieurs autres fonctionnalités de sécurisation de vos données en ligne sont aussi proposées par les fournisseurs. Par exemple, il y a la protection du système par un mot de passe, cryptage des données, protection logicielle grâce à des antivirus performants et bien d’autres encore. Certains services de stockage sur le cloud intègrent l’option de sauvegarde automatique de toutes vos données sur d’autres serveurs distants sécurisés. D’autres offrent un backup sous 30 jours des documents supprimés afin que vous puissiez restaurer ceux qui ont été effacés par erreur.
Pourquoi opter pour le stockage en ligne pour une entreprise ?
Les gains pour les entreprises en stockant leurs données sur le cloud sont nombreux : flexibilité, optimisation du temps, des coûts, sécurité des données… Voici les raisons pour stocker des données en ligne :
- Une offre flexible
Avec le stockage sur internet, vous bénéficiez d’une infrastructure et de services les mieux adaptés aux besoins et aux contraintes budgétaires de votre entreprise. Cela optimise le rendement et la qualité de l’utilisation des espaces de stockages à votre disposition pour l’atteinte de vos objectifs professionnels. Selon le développement de votre activité et vos données à stocker en ligne, vous pouvez toujours migrer vers une offre de stockage supérieure ou inférieure pour mieux gérer, traiter et partager vos données. Cependant, l’utilisation de plus d’espace de stockage peut impacter le coût de votre abonnement et augmenter ainsi votre budget dédié au cloud. Afin d’éviter cela, il est conseillé de faire le tri et de supprimer les fichiers inutilisables et les doublons.
- Un gain de temps et de productivité
L’optimisation du travail collaboratif par le stockage des fichiers en ligne permet à votre entreprise de gagner en temps et en productivité. Toutes les données sont centralisées dans le cloud. Ainsi, les collaborateurs pourront avancer plus rapidement sur des projets puisqu’ils accèdent en temps réel aux documents qui leur sont indispensables. Finie l’époque où on était obligé de transmettre les fichiers par e-mails, puis sauvegarder sur un autre poste de travail et modifier avant de renvoyer au destinataire qui remplace l’ancienne version par la nouvelle. Ce processus dépensait énormément de temps, alors que, avec le cloud, tous les utilisateurs ayant accès aux fichiers peuvent les modifier. La synchronisation des fichiers est instantanée pour tous les postes de travail.
Autre gain de temps offert par le stockage dans le nuage, c’est la possibilité de travailler n’importe quand et de n’importe où. Vous n’êtes plus obligé de venir travailler dans les locaux pour communiquer avec vos collaborateurs, partager les ressources métier, consulter des documents et les valider. Cela améliore la productivité des équipes.
- Une réduction des coûts
Parmi les principales raisons pour lesquelles vous devez opter pour la solution de stockage en ligne est le coût de celle-ci. Il existe aujourd’hui sur le marché de nombreux acteurs proposant des offres très attractives, comme Dropbox, iCloud d’Apple, One Drive de Microsoft, Google Drive… Vous pouvez bénéficier d’un espace de stockage illimité pour un prix modeste.
De même, stocker des données de votre entreprise dans le cloud s’avère aussi plus économique que d’investir dans des supports de stockage physique et dans un logiciel cloud. Vous n’avez plus besoin de vous soucier des charges financières liées à l’achat, l’installation et la maintenance d’une architecture informatique de sauvegarde en interne. Les mises à jour, tout comme sa sécurité, sont entièrement gérées par le fournisseur de stockage. La solution cloud est généralement facile à utiliser pour l’ensemble des collaborateurs de la société. Vous économisez ainsi les frais éventuels de formation relatifs à la maîtrise de logiciels de travail collaboratif complexes.
Vous l’aurez compris, le cloud computing est une solution clés en main qui vous permet de mieux maitriser vos coûts de fonctionnement.
- Une utilisation facile
Quel que soit le fournisseur de services de stockage en ligne que vous choisissez (Google Drive, Dropbox…), la majorité des solutions cloud sont très intuitives et user friendly. Vous n’avez pas besoin d’avoir une connaissance technique ou de suivre une formation payante pour apprendre à stocker efficacement vos données. Il vous suffit de suivre des tutos dédiés au stockage en ligne pour prendre en main les paramètres basiques. Quant aux paramètres avancés, ils sont facilement maitrisables avec le temps.
Les services cloud se présentent souvent sous la forme d’un dossier synchronisé dans lequel vous allez placer tous vos fichiers à stocker en ligne. Le logiciel cloud doit ensuite être installé sur tous les postes de travail de votre entreprise afin de pouvoir accéder au dossier partagé et à son contenu.
- La réduction des risques de pertes de données
Une sauvegarde locale risque à tout moment une infiltration de virus qui pourrait vous faire perdre vos données d’entreprise. Aussi, vos ordinateurs professionnels et vos supports de stockage physiques peuvent tomber en panne, se casser ou se faire voler. Avec une solution de sauvegarde en ligne, vous n’êtes pas exposé à ces problèmes. Vous avez la possibilité de restaurer vos fichiers stockés en ligne même après les avoir perdues. Toutes les données stockées sur le cloud sont aussi chiffrées ce qui garantit leur protection maximale.
Les services cloud disposent parfois de plusieurs copies d’un même fichier sur différents serveurs de stockage. Si un des serveurs est défaillant, vos données restent accessibles puisqu’elles sont présentes sur d’autres supports.
Quel type de stockage en ligne choisir pour votre entreprise ?
Il existe principalement trois catégories de stockages cloud : le stockage public, le stockage privé et le stockage hybride.
- Le cloud public ou mutualisé
Le cloud public est un espace de stockage partagé entre un nombre limité de clients. Il est le plus couramment déployé au sein des entreprises, surtout auprès des start-ups et des autoentrepreneurs. Son grand atout est qu’il est rapide à mettre en place et peu coûteux. Il met à votre disposition un espace de stockage important qui est facilement adaptable à l’évolution de vos besoins. Les services de cloud publics les plus connus sur le marché actuel sont OneDrive de Microsoft, Dropbox pro, iCloud Drive d’Apple, IBM Cloud ou encore Amazon Web Services (AWS). Pour la facturation, elle est généralement proportionnelle à vos besoins d’espace pour stocker vos données et l’usage que vous en faites.
Le cloud mutualisé ne convient pas aux entreprises ayant des exigences élevées, plus particulièrement en matière de sécurité des données.
- Le cloud privé ou dédié
Contrairement au cloud public, le cloud privé désigne un espace de stockage personnel qui est totalement dédié à une seule entreprise, sans aucun partage avec un autre client. Vos données sont alors enregistrées sur vos serveurs privatifs qui sont accessibles à tous vos collaborateurs. Ces serveurs peuvent être hébergés au sein des locaux de votre société et administrés par vos équipes internes, ou bien logés dans des datacenters hors site et gérés par un prestataire externe.
Ce type de cloud est une solution sur-mesure pouvant être personnalisée à vos besoins, particulièrement en termes de sécurité. Son seul inconvénient est qu’il est plus couteux à mettre en place et requiert des frais supplémentaires pour le déploiement, la configuration, la gestion et la maintenance. Il est parfaitement adapté pour les entreprises qui traitent des données sensibles.
- Le cloud hybride
Le cloud hybride est, ces derniers temps, de plus en plus populaire auprès des entreprises grâce à sa flexibilité. Il s’agit d’une infrastructure informatique réunissant les caractéristiques du cloud public et du cloud privé. Il permet de passer d’un type de cloud à l’autre selon les besoins. Par exemple, vous pouvez exploiter les ressources du cloud public pour vos tâches quotidiennes ainsi que pour stocker et gérer des fichiers non sensibles. Ensuite, vous pouvez passer sur le cloud privé dès que vous travaillez avec des informations critiques, telles que des données financières ou stratégiques. Le cloud hybride vous permet également de basculer rapidement vers un autre cloud lorsque vos besoins outrepassent les limites de stockage de votre cloud principal.
À l’ère du digital, le stockage en ligne se présente comme une nécessité pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur activité tout en maitrisant leur budget. Comme nous venons de le voir, il leur permet de stocker leurs données, les partager avec leurs collaborateurs et les sécuriser. Les avantages que le cloud offre à votre société sont nombreux : accès simplifié aux données, synchronisation des fichiers modifiés sur tous les périphériques, gain de productivité, réduction des coûts… Différentes offres sont disponibles sur le marché permettant de choisir celle qui est la plus adaptée à vos besoins.