Au cours de son existence, une entreprise collecte et génère un volume important de données informatiques sur ses clients, ses partenaires, ses collaborateurs internes, ses activités commerciales, ses projets, etc. Ces données ont une valeur précieuse puisque leur utilisation lui permet d’améliorer ses bénéfices.
Cependant, il faut savoir que ces informations s’avèrent aussi très utiles pour certaines personnes et organisations, qui cherchent par tous les moyens de les obtenir. Les cas de perte et de vol de données se multiplient au fil des années à l’encontre des sociétés, peu importe leur taille et leur secteur d’activité. Il devient alors important pour les entreprises de mettre en place un système de protection des données efficace.
Nombreuses sont les sociétés qui ont opté pour l’usage de logiciels de sauvegarde afin de sauvegarder et sécuriser leurs fichiers et dossiers professionnels. La sauvegarde des données consiste à créer des copies de leurs données sur différents supports, notamment sur des clés USB, un disque dur externe, NAS, cloud… Néanmoins, le stockage de données sur un logiciel de sauvegarde peut également courir le risque de vol sans une bonne stratégie de sauvegarde. Pour vous aider, voici 5 conseils précieux pour sauvegarder vos données efficacement.
En quoi consiste un logiciel de sauvegarde de données ?
Un logiciel de sauvegarde des fichiers est tout simplement une application qui permet de réaliser une copie des données de votre entreprise, de les compresser, de les chiffrer et de les conserver en toute sécurité sur un espace de stockage.
Cette image-disque peut être stockée sur des supports de sauvegarde locaux, tel qu’un disque-dur interne, un périphérique de stockage (clé-USB, disques durs externes, CD…), un serveur de sauvegarde dédié, un NAS ou des bandes magnétiques. Les backups locaux sont une solution moins onéreuse, pourtant les données sauvegardées en local ne sont vraiment pas protégées contre la panne des supports numériques et des matériels informatiques, du sinistre (inondations, incendies, etc.) ou de la suppression accidentelle.
L’autre solution est l’externalisation de la sauvegarde qui consiste à conserver vos données en dehors des locaux de votre entreprise. Ainsi, en cas de sinistre et de destruction totale de vos données, vous disposez toujours d’une sauvegarde de vos données dans un support de stockage externe. La reprise d’activité est alors rapide et facilitée. La sauvegarde externalisée peut se réaliser dans différents supports, à savoir le cloud (Google Drive, Dropbox, AWS, etc .), l’export FTP ou le NAS chez un hébergeur professionnel.
En entreprise, la sauvegarde informatique s’applique bien évidemment à tous les types de données, celles qui sont quotidiennement actives et celles qui sont figées :
- Les bases de données, les fichiers clients, les documents de travail
- Les historiques et écritures comptables
- Les données stratégiques en rapport avec le développement de l’entreprise
- Les communications internes et externes (les e-mails, les mémos…)
- Les données les plus sensibles qui sont cryptées
Pourquoi sauvegarder ses données avec un logiciel de sauvegarde ?
De nos jours, la protection et la sauvegarde des informations sont un enjeu majeur pour les entreprises. Les risques encourus avec le vol des données sont graves. Il peut interrompre l’activité de la société pendant quelques heures ou quelques jours, voire devoir tout recommencer et repartir de zéro, ce qui entraine des pertes de chiffres d’affaires. La perte des fichiers personnels concernant ses collaborateurs et ses clients peut aussi occasionner des sanctions pénales ou pécuniaires plus ou moins sévères à l’entreprise. Si le vol est réalisé à des fins d’espionnage industriel, la victime fait face à une baisse de son avantage concurrentiel. Les clients se rendent compte que leurs informations confidentielles ne sont pas bien protégées au sein de l’entreprise, les poussant alors à se réfugier chez les concurrents.
Toute organisation n’est à l’abri de vol de données, quels que soient sa taille et son secteur d’activité. Les méthodes utilisées par les hackers peuvent être nombreuses :
- L’utilisation des points faibles du système d’exploitation,
- Le phishing ou l’hameçonnage,
- Le ransomware,
- Le vol de mot de passe,
- Les logiciels malveillants,
- Le faux réseau wifi,
- Les périphériques de stockage piégés,
- Etc.
Voilà pourquoi une entreprise ne peut plus se contenter de sauvegarder ses données sur un seul et unique périphérique de stockage numérique, qu’il s’agisse de l’espace disque interne de l’ordinateur ou d’un disque SSD externe. En réalisant une copie de sauvegarde de vos données sur un autre support ou sur des serveurs externes, vous augmentez leur sécurité et vous pouvez procéder rapidement à leur restauration en cas de problème. Une simple ligne de commande permet également de synchroniser les dernières versions de vos fichiers.
La possibilité de récupération des données après sinistre ou vol est l’atout principal des logiciels de sauvegarde. Cependant, ce ne sont pas tous les outils présents sur le marché qui proposent cette fonctionnalité. Pour en bénéficier, vous devez opter pour un bon logiciel de backup professionnel qui offre une solution de sauvegarde automatique et qui intègre des options de data Recoveryet de RSync simplifié.
5 conseils pour éviter le vol de données en entreprise avec un logiciel de sauvegarde
Afin d’éviter les lourds dégâts que peuvent provoquer la perte de données sur votre entreprise, il est important de veiller à optimiser la protection de la sauvegarde vos données. Pour cela, voici 5 astuces qui pourront s’avérer efficaces pour empêcher le vol de données :
- Déterminer et classer les données sensibles
Toute stratégie de sécurisation de données sur support de sauvegarde doit toujours commencer par l’identification des différents types de données de l’entreprise et leur catégorisation en fonction de leur sensibilité. La classification des données vous permet de déterminer les fichiers personnels qui nécessitent plus de protection que d’autres. Elle vous aide dans l’optimisation de votre stratégie de sécurité et le respect de la réglementation. En connaissant et en comprenant précisément vos données, vous êtes parfaitement en mesure de les protéger convenablement.
Pour mieux classer vos données d’entreprise, vous devez être capable de répondre à ces quelques questions : quelles sont vos données sensibles ? Où sont-elles hébergées ? Qui peut accéder, modifier et supprimer leur archive ? Quel sera l’impact pour l’entreprise si celles-ci sont divulguées ? Généralement, il existe trois niveaux de sensibilité :
- Les données à faible sensibilité qui concernent les informations pouvant être rendues publiques : les offres d’emplois, les contacts de services clients, les publications sur les réseaux sociaux…
- Les données à sensibilité moyenne qui se composent des informations dont l’exposition non maitrisée ne risque pas de causer un impact négatif majeur à l’entreprise. Par exemple les organigrammes…
- Les données à sensibilité élevée qui sont règlementées par le RGPD et dont la divulgation pourrait entrainer de graves conséquences financières ou juridiques à l’entreprise. Par exemple : les informations personnelles des clients, les identifiants de connexion et les mots de passe…
- Sensibiliser les employés
Un employé non formé risque grandement de faire des erreurs involontaires, qui peuvent mettre l’entreprise en danger. Il est alors indispensable de sensibiliser tous vos collaborateurs, les anciens comme les nouveaux, sur l’importance des données dans l’entreprise et les bonnes manières pour les manipuler et les sauvegarder. Ils doivent être au courant des différents risques qui entourent diverses situations de travail : impression de documents, transfert de données confidentielles lors d’un télétravail, usage des ordinateurs personnels pour des tâches professionnelles, installation de logiciels sur un poste de travail sans l’autorisation du responsable de la sécurité informatique, etc. La sensibilisation peut se faire via des formations régulières, une vidéo de tutoriel, l’affichage de notes de service ou l’envoi périodique de fiches pratiques par mail. La formation réduira énormément les risques d’erreurs individuelles. Elle permet également aux salariés d’alerter rapidement les responsables compétents en cas de divulgation des données de l’entreprise.
- Optimiser la sécurité informatique de l’entreprise
La grande majorité des vols de données arrivent souvent via des problèmes de sécurité informatique, c’est pourquoi il est crucial de l’optimiser au maximum. L’ensemble des règles qui portent sur la sécurité informatique doit être formalisé dans un document consultable par tous les salariés de l’entreprise. Il doit être mis à jour de manière régulière, à chaque fois qu’il y aura de modification des systèmes ou d’outils informatiques au sein de la société.
En termes de sécurité informatique, la première précaution que vous devez effectuer est le paramétrage des postes de travail de chaque salarié. Ils doivent se verrouiller automatiquement après un certain temps d’inactivité, qui ne dépasse pas 10 minutes. Chaque employé doit également être convié à verrouiller manuellement leur ordinateur, dans lequel les sauvegardes sont stockées, dès qu’il s’absente de son bureau. Le mot de passe de verrouillage du poste doit impérativement être individuel, difficile à deviner et confidentiel. En plus, il ne doit être inscrit sur aucun support et doit être renouvelé fréquemment environ tous les trois mois. Ces opérations ont pour but de limiter les risques d’une utilisation frauduleuse d’un poste de travail lors de l’absence momentanée de son propriétaire. Il faut également surveiller l’usage des ports USB et des périphériques de stockage sur les postes qui contiennent des fichiers sensibles.
- Restreindre l’accès aux données
La règle est simple : les personnes qui en ont réellement besoin pour exécuter leur travail doivent être les seules à pouvoir accéder aux données sauvegardées. Vous devez savoir à quelle fréquence et pourquoi elles en ont besoin dans leur activité. Cette restriction empêche l’échange d’informations inutiles entre les collaborateurs afin limiter la perte des données. La règle s’applique aussi sur la modification des documents sauvegardés. Seuls les utilisateurs autorisés doivent être en mesure de changer le contenu d’un dossier avec une synchronisation instantanée sur tous les postes de travail de l’entreprise.
En cas de changement de poste d’un salarié, le supérieur hiérarchique doit déterminer les données auxquelles celui-ci doit accéder afin de lui donner l’autorisation. Une mise à jour de ces droits d’accès doit se réaliser régulièrement dans le but d’interdire l’accès aux salariés qui n’en ont plus besoin ou qui ont quitté la société.
- Adopter le chiffrement des données
Toutes les données sur les postes de travail doivent faire l’objet d’un cryptage avec les méthodes les plus complexes possible. Néanmoins, si vous jugez que c’est trop extrême, vous pouvez ne crypter que les fichiers qui renferment des données sensibles. En cas de fuite de ces dernières, leur lecture sera impossible à toute personne qui ne dispose pas du code de décryptage adapté au protocole de sécurité utilisé. En optant pour une solution de sauvegarde automatique, le logiciel de sauvegarde se charge de crypter systématiquement et gratuitement vos données durant le processus de sauvegarde : leur transfert vers le serveur distant et tout au long de leur stockage dans le data center.
Quel logiciel de sauvegarde choisir pour quel type de sauvegarde ?
Le moyen le plus simple pour réaliser une sauvegarde locale ou externalisée de vos données est l’utilisation d’un logiciel gratuit ou payant. Il vous permet de sauvegarder régulièrement et automatiquement vos fichiers dans un endroit sûr.
Mais avant de choisir votre fournisseur de services de sauvegarde, vous devez d’abord déterminer le type de sauvegardes qui correspond à vos besoins. Il existe en effet trois types de sauvegarde informatique pour cloner votre disque dur : la sauvegarde totale, la sauvegarde différentielle et la sauvegarde incrémentale.
- La sauvegarde complète ou full backup
La sauvegarde complète est la méthode la plus facile à mettre en place. Comme son nom l’indique, elle consiste à réaliser une copie exacte de l’ensemble de vos données à chaque opération de sauvegarde. Pour cette solution, vous pouvez vous tourner vers un logiciel de sauvegarde avec une version gratuite ou vers des systèmes comme Oxibox ou Beemo Data Safe Restore.
- La sauvegarde différentielle ou differential backup
Ce type de sauvegarde permet de ne conserver que les fichiers qui ont été modifiés ou ajoutés à partir de la dernière sauvegarde complète en date. Les logiciels idéals pour faire de la sauvegarde différentielle sont ceux qui proposent l’option de « versioning », tels que NeoBe et Openbackup.
- La sauvegarde incrémentale ou incremental backup
Aussi connue sous l’appellation de sauvegarde incrémentielle, la sauvegarde incrémentale n’enregistre que les fichiers modifiés depuis la dernière sauvegarde. Cependant, à la différence de la sauvegarde différentielle, elle conserve les différentes versions d’un fichier. Pour ce type de sauvegarde, vous pouvez opter pour le logiciel RG Backup ou oodrive_save.
Conclusion
Ransomware, vol de mots de passe, logiciels malveillants… les entreprises ne sont guère à l’abri des vols de données qui provoquent des impacts négatifs sur leur activité. Mais ces menaces, qu’ils soient internes ou externes, peuvent très bien être évitées. N’attendez pas que vos données soient perdues ou volées pour vous protéger. Dès maintenant, choisissez le logiciel de sauvegarde le mieux adapté à vos besoins et sécurisez vos précieuses données de façon optimale. Dans cet article, nous avons avancé 5 astuces importantes et facilement réalisables pour éviter le vol de vos fichiers sauvegardés : l’identification des données sensibles et des emplacements où ils résident, la définition de politiques de sécurité informatique, la mise en œuvre des contrôles d’accès appropriés, le cryptage des données et la formation des salariés. En les suivant, vous pouvez assurer la protection des données de votre entreprise et celles de vos clients et collaborateurs contre le vol.