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Développement du travail à distance, volume croissant d’informations à traiter, hausse des cyberattaques visant aussi bien les petites entreprises que les gros groupes… Face à ces nombreux défis, de plus en plus de sociétés font appel à des services dématérialisés en ligne. Ces derniers facilitent en effet la gestion de leurs données et le travail collaboratif des équipes. Parmi ces services, les solutions de stockage de données en ligne profitent d’un certain nombre de points forts. Les organisations délaissent progressivement disques durs, clés USB ou encore bandes magnétiques, au profit de la technologie cloud. Mais quels sont les avantages à se tourner vers un fournisseur de stockage en ligne pour une entreprise ?
On emploie habituellement les termes de « Stockage en ligne » et « Sauvegarde en ligne » indifféremment. Les deux solutions ne proposent pourtant pas les mêmes options. Le stockage en ligne est un espace disponible via une connexion internet, sur lequel on peut déposer un ensemble de données. L’objectif est avant tout de faciliter le travail collaboratif et le partage. Les informations sont alors synchronisées entre les différents utilisateurs.
Bien que le service de stockage cloud conserve vos dossiers importants sur les serveurs externes, la sauvegarde en ligne sera généralement plus adaptée lorsque l’on souhaite profiter d’une fonction d’automatisation et d’options avancées. Contrairement à un simple stockage, la sauvegarde cloud permet de conserver un système complet (système d’exploitation, configurations, logiciels), ainsi qu’un historique des versions des fichiers.
Le stockage cloud pourra néanmoins convenir comme solution de sauvegarde pour les entreprises manipulant un volume limité d’informations. Il faudra alors veiller à effectuer des backups manuels réguliers vers l’espace distant. Une attention particulière sera également accordée à la confidentialité des données stockées. Si ces dernières sont sensibles, une solution de sauvegarde en ligne cryptée pourra s’avérer plus sécurisée.
En fonction du fournisseur que vous choisissez, les tarifs d’une solution de sauvegarde en ligne peuvent varier suivant la taille de l’espace alloué, le volume de fichiers et dossiers transférés au quotidien, le nombre d’utilisateurs ou encore lors d’une restauration de données. Le stockage cloud est quant à lui facturé habituellement suivant la taille qu’occupent vos données, avec des abonnements mensuels ou annuels.
L’essor du télétravail a profondément transformé la manière dont les salariés interagissent avec leur entreprise. Certaines organisations ont dû revoir leurs méthodes en profondeur, en faisant appel à un fournisseur de stockage cloud pour la gestion de leurs données. Elles profitent ainsi d’un certain nombre de points forts en comparaison des solutions classiques sur supports physiques (disques, clés…). Parmi les avantages du stockage en ligne :
Examinons ces différents points à la loupe.
Les solutions cloud sont en général très faciles à mettre en place et à utiliser au quotidien. Elles prennent la plupart du temps la forme d’un dossier synchronisé, dans lequel seront placés les éléments à stocker en ligne. Il suffit ensuite d’installer l’application sur d’autres appareils pour pouvoir accéder au dossier partagé et à son contenu. Un jeu d’enfant !
Stocker ses fichiers en ligne via des solutions cloud permet d’y accéder à chaque fois qu’on le souhaite et de n’importe quel endroit du globe. Seule une connexion au réseau internet est nécessaire. Vous pouvez ainsi stocker des documents importants depuis votre PC de bureau, puis les consulter sur votre téléphone ou votre tablette une fois chez vous.
Lorsqu’un utilisateur crée ou apporte des modifications à un fichier, une synchronisation s’effectue sur les différents appareils ayant accès au dossier partagé. Chacun peut ainsi profiter d’éléments à jour depuis son ordinateur de bureau, son PC portable, sa tablette ou son téléphone mobile.
Avec des données accessibles à distance, le travail collaboratif gagne en efficacité. Il est possible de partager en ligne un fichier ou un rapport, puis de le récupérer en quelques clics. Plusieurs personnes peuvent ainsi intervenir et travailler simultanément sur un dossier, sans avoir recours à un disque dur externe ou une clé USB. Un gain de temps considérable !
Les prestataires cloud proposent généralement des abonnements au mois ou à l’année. Les tarifs varient suivant l’espace à disposition en ligne. On retrouve notamment parmi les principaux acteurs du marché : Dropbox, iCloud, Google Drive ou encore Microsoft OneDrive. Certains forfaits sont gratuits en-dessous d’un certain volume de données.
Bien que les solutions de stockage cloud permettent aux entreprises une meilleure gestion de leurs données, ces services n’en sont pas moins infaillibles. Comme toute solution, ils présentent certains points de blocage qu’il est important de considérer. Au rang des inconvénients du stockage en ligne :
Détaillons un peu plus chaque élément.
Avec le temps, il est fréquent d’observer une hausse exponentielle du volume des données à conserver en ligne. Cela peut avoir un impact sur le coût de votre forfait et augmenter votre budget cloud dédié. Pour éviter cela, une seule solution : faire le tri et supprimer les fichiers obsolètes et les doublons.
Comme évoqué au début de l’article, le stockage cloud n’offre pas de fonctionnalités aussi avancées qu’un service de sauvegarde en ligne : technologie de déduplication / compression des données, historique et versioning, réplication sur machine virtuelle pour une reprise après sinistre, sauvegarde d’une infrastructure complète, automatisation des backups…
Les applications et logiciels cloud ne sont pas forcément compatibles sur toutes les plateformes et systèmes d’exploitation : Windows, macOS, Linux, Android, Windows Phone… Il est donc nécessaire de réfléchir préalablement aux périphériques que l’on souhaite synchroniser, afin de s’assurer que l’installation de l’application sera possible.
Il s’agit là de l’une des préoccupations majeures des sociétés. Conformément au RGPD, l’entreprise est tenue d’assurer la sécurité et la confidentialité des données conservées. Il lui faudra donc veiller à ce que son prestataire cloud fournisse des garanties et une protection suffisante. Pas toujours facile lorsque les données sont hébergées à l’étranger.
Un autre point de dépense fréquemment sous-estimé : les frais de migration. Facturés en cas de changement de prestataire, ils sont en général élevés et peuvent exploser si le volume de données à transférer est trop important. Renseignez-vous donc avant de signer tout contrat, sous peine de devoir débourser une somme importante lors de votre départ.
Comme vous venez de le lire, opter pour un espace de stockage de données en ligne présente des avantages non négligeables pour une société : fonctionnement et gestion quotidienne simplifiés, mises à jour sur tous les périphériques en cas de modifications… De nombreuses solutions grand public proposent leurs services : Dropbox, iCloud, OneDrive de Microsoft, Google Drive… Mais attention à la sécurité et à la confidentialité !
Il est ainsi préférable d’opter pour un fournisseur assurant un hébergement de vos données en France, sur des serveurs offrant un haut niveau de sécurité (éventuellement Hébergement Agréé Données de Santé ou HADS). L’idéal étant que vos informations soient dupliquées entre plusieurs datacenters distants, pour éviter toute perte en cas d’incident dans l’un des centres de données.